काठमाडौं । अहिलेको इन्टरनेट जगतलाई फेसबुक, इन्स्टा, ट्वीटर, जूमजस्ता एपहरुले ‘टेकओभर’ गरे पनि हाम्रो व्यवसायिक र व्यक्तिगत जीवनमा ईमेलको सधै नै छुट्टै महत्व छ । तपाईंले प्रयोग गर्ने ईमेलमध्ये धेरैले गुगलकै ईमेल अर्थात् जीमेलको प्रयोग गर्नुहुन्छ । विश्वभर यसका डेढ अर्बभन्दा धेरै प्रयोगकर्ता छन् । 

जीमेलको बारेमा कुरा गर्दा यसमा धेरै फिचर र ट्रिक्सहरु छन् । जसले तपाईंको डिजिटल जीवनलाई निकै सजिलो बनाइदिन्छ । जीमेलमा किवी जस्तो थर्ड पार्टी एप पनि छन्, जसले धेरैवटा अकाउन्टलाई एउटै एपमा ल्याइदिन्छ । 

१. क्यालेण्डरसँग सिङ्क गर्ने

यदि मैले मेरो जीमेल क्यालेण्डरमा अपोइन्टमेन्ट राखिनँ भने म यो सम्झिन सक्दिनँ । यदि तपाईंले आफ्नो फोनमा भएको गुगल अकाउन्टमा आगामी कार्यक्रम वा रिमाइण्डर राख्नुभयो भने यो तपाईंको जीमेल क्यालेण्डरसँग सिङ्क भई सबै डिभाइसहरुमा अटोमेटिकल्ली चल्छ । 

यदि तपाईं पनि गुगल क्यालेण्डर प्रयोग गर्न चाहनुहुन्छ भने गुगल एपमा गएर क्यालेण्डर चयन गर्नुहोस् । वा त गुगल क्यालेण्डर एप आईओएस वा एन्ड्रोइड डिभाइसका लागि डाउनलोड गर्नुहोस् । तपाईंको एन्ड्रोइड फोनमा भने यो एप बाई डिफल्ट राखिएको हुनसक्छ । 

२. एकैपटकमा धेरैवटा अकाउन्टमा एक्सेस गर्नुहोस् 

यदि तपाईंसँग एउटाभन्दा धेरै एक्टिभ गुगल अकाउन्ट छ भने तपाईंले ती दुवैमा बिना कसरत स्वीच गर्न सक्नुहुन्छ । माथिल्लो दायाँतिर रहेको प्रफाइल आइकनमा क्लिक गर्नुहोस् । त्यहाँ एड अनाेदर अकाउन्ट चयन गर्नुहोस् ।

त्यहाँबाट साइन इन गर्नुहोस् । जब काम पर्दा तपाईंले ती प्रोफाइल आइकन क्लिक गर्नुहुन्छ, तब त्यसमा तपाईंले एक्सेस गर्न सक्नुहुन्छ । यदि तपाईंले ती अकाउन्टमा लगातार साइन इन गरिरहनु भएन भने तपाईंलाई जीमेलले साइन आउट गरिदिन्छ । 

३. फिल्टर्स सेटअप 

धेरै वेबसाइटहरुले तपाईंलाई ईमेल एड्रेस मागिरहेको हुन्छ । यसले गर्दा तपाईंको इनबक्समा सधे धेरैभन्दा धेरै अनावश्यक ईमेलहरुको फोहोर हुन्छ ।

यदि तपाईं ईमेललाई राम्रोसँग व्यवस्थापन गर्न चाहनुहुन्छ र निश्चित व्यक्तिलाई प्राथमिकताका आधारमा राख्न चाहनुहुन्छ भने यसमा फिल्टरले तपाईंलाई सहयोग गर्न सक्छ ।

फिल्टर सेटअप गर्न सबैभन्दा पहिले जीमेल खोल्नुहोस्, अब सेटिङ गियर क्लिक गरी सि अल सेटिङ चयन गर्नुहोस् । अब फिल्टर्स एण्ड ब्लक्ड एड्रेसेस क्लिक गरी क्रिएट न्यु फिल्टर मा क्लिक गर्नुहोस् । 

प्रापक, सेण्डर, सब्जेक्ट, कीवर्ड्स र अन्य धेरै कुराका आधारमा ईमेल व्यवस्थापन गर्न फिल्टरलाई तपाईंले कस्टमाइज गर्न सक्नुहुन्छ । जब स्पेसिफिकेसन पाउनुहुन्छ, तब क्रिएट फिल्टर मा क्लिक गर्नुहोस् । 

४. सेट अप सिग्नेचर 

जीमेलमा सिग्नेचर सेटअप गरेर म्यासेज कम्पोज गर्दा तपाईंको ईमेलहरुले एकदमै व्यवसायिक लुक्स पाउँछ । बाहिर पठाउने सम्पूर्ण म्यासेजहरुका लागि सिग्नेचर सेटअप गर्न सबैभन्दा पहिले जीमेल खोल्नुहोस् ।

अब सेटिङ गियर हुँदै सि अल सेटिङ मा जानुहोस् । त्यहाँबाट सिग्नेचर नदेखुन्जलसम्म तलतिर स्क्रोल गर्दै जानुहोस् र क्रिएट न्यूमा क्लिक गर्नुहोस् । तपाईंले बनाएको कुनै पनि सिग्नेचर सेटिङमा देख्न सकिन्छ । जहाँ तपाईंले तीनलाई जुनसुकै समय इडिट वा डिलिट गर्न सक्नुहुन्छ । 

५. पठाइसकेको म्यासेजलाई अन्डु गर्ने 

जीमेलसँग अन्डु सेन्ड भन्ने एउटा राम्रो फिचर छ । कुनै पनि म्यासेज पठाएर सेन्ड बटन तपाईंले थिचेपछि म्यासेज वज सेन्ट भनेर एउटा एउटा नोटिफिकेसन स्क्रिनको तलतिर पपअप हुन्छ । तर त्यहाँ अन्डु र भ्यु म्यासेज अप्सन पनि हुन्छ 

यदि तपाईंले त्यसमा अन्डुलाई क्लिक गर्नुभयो भने जीमेलले तत्कालै म्यासेज पठाउन बन्द गर्छ । म्यासेज कति रद्द गर्ने हो भनेर तपाईंले इडिट समेत गर्न सक्नुहुन्छ । यदि तपाईंको जीमेलमा अन्डु सेन्डको अप्सन आउँदैन र यसलाई सेटअप गर्न चाहनुहुन्छ भने सबैभन्दा पहिले सेटिङमा जानुहोस् ।

त्यहाँबाट सी अल सेटिङ हुँदै तल अन्डु सेन्डतिर स्क्रिोल गर्नुहोस् । त्यहाँबाट तपाईंले पाँच, १०, २० वा ३० सेकेण्डको सेन्ड क्यान्सिलेसन विण्डो सेट गर्न सक्नुहुन्छ ।

६. सेड्युल सेन्ड 

यदि तपाईंका साथीभाइ वा सहकर्मीहरु फरक टाइम जोनमा बस्छन् भने जुनसुकै समय ईमेल नोटिफिकेसन पठाउँदा उनीहरुलाई डिस्टर्ब हुनसक्छ । यस्तो बेला म्यासेज सेड्युल गरेर राख्नु एकदमै बुद्धमत्तापूर्ण काम हुन्छ ।

म्यासेज सेड्युलिङ गर्ने तरिका धेरै जटिल छैन । सबैभन्दा पहिले त आफूले भन्न चाहेको कुरालाई टाइप गरेर राख्नुहोस् र सेन्डमा क्लिक गर्नको सट्टा डाउन एर्रोलाई क्लिक गरेर सेड्युल सेन्डलाई सेलेक्ट गर्नुहोस् । जीमेलले कुनै सम्भावित अनुकूल समयको अप्सन दिन्छ । तर तपाईंले आफैं पनि निश्चित समय मेनुअल्ली सेटअप गर्न सक्नुहुन्छ ।

७. स्मार्ट कम्पोज 

जीमेलको स्मार्ट कम्पोजले प्रिडिक्टिभ टेक्स्टले जस्तै गरी काम गर्दछ । यसले तपाईंको लेखन प्रक्रियालाई  स्ट्रिमलाइन गरिदिन्छ । उदारहणका लागि यदि तपाईं ‘I will call you’ लेख्दै हुनुहुन्छ भने गुगल स्मार्ट कम्पोजले ‘tomorrow’ शब्दको सजेसन दिन्छ ।

सजेसन मनपर्‍यो भने त्यो ट्याबमा हिट गर्नुहोस् । अन्यथा टाइप गरिरहनु होस् । यदि तपाईंलाई स्मार्ट कम्पोज त्यति उपयुक्त लाग्दैन भने सेटिङमा गएर यसलाई टोगल अफ गर्नुहोस् । 

८. स्पेलिङ चेक गर्नुहोस् 

महत्वपूर्ण र व्यवसायिक मेलहरु पठाउँदा स्पेलिङको मामलामा सधैं सतर्क रहनु पर्छ । जीमेलको स्पेल चेकिङ टुल तपाईंका लागि निकै सहयोगी बन्ने छ । गलत स्पेल भएका शब्दहरुलाई जीमेलले अन्डरलाइन गरिदिन्छ ।

यसबाहेक जीमेलसँग ग्रामर र अटोकरेक्ट फिचर पनि छ । सबै कुरालाई टर्न अन तथा अफ गर्न सेटिङमा गएर स्पेल चेक मा टोगल अन/अफ गर्नुहोस् । 

९. कन्भर्सेसन म्युट गर्नुहोस् 

तपाईंलाई थाहा नहुन सक्छ जीमेलमा ईमेल कन्भर्सेसनलाई म्युट गर्ने फिचर पनि छ । यसका लागि ईमेल सब्जेक्ट लाइनको माथि रहेको थ्री डट सेटिङ आइकनमा गएर म्युट सेलेक्ट गर्नुहोस् । यसलाई अनम्युट गर्न चाहेको खण्डमा त्यही प्रक्रिया अपनाएर अनम्युट पनि गर्न सकिन्छ । 

(शेल्बी ब्राउन, सीनेट डटकम)